Wat wordt de focus van jouw MT? Dit model maakt prioriteren makkelijker.

In mijn werk houd ik me in grote mate bezig met het maximaliseren van de impact van communicatie. Het helpen prioriteren speelt daarbij een belangrijke rol. Wat is belangrijk en wat niet? Wat moet nu opgepakt worden en wat kan ook later?

Met focus meer impact. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. In mijn adviespraktijk zie ik de dilemma’s waar leiders mee te maken hebben. En ik zie hoe ingrijpend keuzes kunnen zijn.

Maar keuzes maken moet. Besturen is besluiten nemen.

Niet alleen reputaties staan op het spel.

Praktisch model om te helpen prioriteren

Hoe kan een organisatie de impact van communicatie vergroten? Met welke communicatiestrategie wordt slim bijgedragen aan het realiseren van organisatiedoelen? Hoe kan een communicatieafdeling haar rol en toegevoegde waarde vergroten?

Belangrijke vragen. Vragen waar ik de afgelopen vaak voor word ingeschakeld. En waar je zorgvuldig over moet nadenken.

Voor communicatie-MT’s heb ik onderstaand model ontwikkeld dat helpt om gezamenlijk (!) de juiste prioriteiten te stellen. Ook op afstand.

Dit model levert intelligence op waarmee je betere keuzes kunt maken en het wederzijds begrip kunt vergroten. Je ziet heel snel of je hetzelfde in de wedstrijd zit. En waar je met elkaar over in gesprek moet gaan.

Zoals je ziet, kent het model zes ‘dimensies’ (strategy, performance, health, structure, collaboration, leadership) en 24 ‘knoppen’. Aan al deze knoppen zou je in theorie kunnen draaien. Maar dat is ondoenlijk.

Aan welke knoppen ga je daadwerkelijk draaien? En waarom? Wat is belangrijk? Wat is urgent? En hoe groot is de opgave per knop?

Prioriteren in de praktijk: hoe zou je dit model voor je kunnen laten werken?

De praktische waarde van het model kunnen we het beste aanduiden aan de hand van een concreet voorbeeld.

We gingen aan de hand van het model in gesprek met het MT van een grote afdeling Communicatie.

• Aan de hand van een online tool hebben de verschillende MT-leden een korte vragenlijst ingevuld.
• Deze vragenlijst werd door de MT-leden anoniem beantwoord.
• Per ‘knop’ moesten zij 2  vragen beantwoorden: hoe belangrijk vind je deze knop? En hoe vind je dat jullie ‘presteren’ t.a.v. deze knop?
• Wepublic analyseerde de uitkomsten en verbond hier vervolgens conclusies en aanbevelingen aan.

Op basis van de uitkomsten van de online vragenlijst en feedback van medewerkers organiseerden wij werksessies en werd vastgesteld wat prioriteiten, uitdagingen en kansen zijn.

Het resultaat?

• Inzicht in elkaars opvattingen,
• Concrete kansen en aandachtspunten
• Heldere prioriteiten

Het model is uitermate geschikt om periodiek te gebruiken. En om voortgang te monitoren. Ook op afstand dus.

2021: wordt het nog belangrijker om te prioriteren?

Het wordt een uitdagend jaar, 2021. Ik merk dat organisaties en hun communicatieafdelingen onder grote druk staan. De impact van COVID-19 hakt erin. Reputatie staat onder druk. De gezondheid van organisaties is fragiel. En dan heb ik het niet alleen over tegenvallende financiële resultaten. Het ‘normale’ kantoorleven is verdwenen en eenzaamheid grijpt thuiswerkers naar de keel. Thuiswerken is de norm.

Met alle gevolgen van dien.

Communicatie is nog nooit zo belangrijk geweest. Voor de verbinding. En voor de zichtbaarheid van leiderschap (op afstand). Voor het onderhouden relaties met stakeholders. En voor het in de juiste context plaatsen van impopulaire maatregelen. Communicatie is een vitale functie …

Wij merken dat veel communicatieafdelingen op hun tandvlees lopen. En daarom o.a. op zoek zijn naar extra (tijdelijke) capaciteit.

Maar er is ook een grote behoefte om stevige keuzes te maken. Terecht. De context is immers radicaal veranderd.

Meer van hetzelfde is niet het antwoord op de uitdagingen waar we mee geconfronteerd worden. Wellicht dat dit model je kan helpen om richting te kiezen. En keuzes te maken. Met focus meer impact.

Wat je wellicht ook interessant vindt:

• Blog: Geen focus? Dan geen impact. U gaat terug naar af.
• Blog: Even slikken en weer doorgaan. Het is wat het is.
• Blog: Communicatiestrategen zien COVID-19 ook als een kans.
• Boek: Beyond Performance (Keller & Price)
• Boek: Het Strategisch Communicatie Frame (Van Ruler & Körver)