De 7 kenmerken van een supergoed jaarplan

Rond deze tijd van het jaar worden (nog) veel jaarplannen geschreven*. Maar wat kenmerkt een goed jaarplan? Hieronder 7 kenmerken. Gebruik ze als checklist. Of als inspiratiebron. Maak je jaarplan met liefde. Het komt jouw reputatie als leider ook ten goede.

Kenmerk 1. In het jaarplan worden scherpe keuzes gemaakt. Focus!

Een jaarplan maakt duidelijk op welke wijze we in een jaar resources gaan besteden. Resources zijn (in de meeste organisaties …) beperkt. We kunnen dus niet alles doen. Maar wat dan wel? Bovendien, met focus meer impact.

Kenmerk 2. Er wordt duidelijk verbinding gemaakt met de organisatiedoelen.

Als we het jaarplan gaan uitvoeren, dragen we – als het goed is – bij aan het realiseren van de organisatiedoelen. Te vaak wordt die koppeling niet gemaakt. Of niet helder genoeg. Het is in ieder geval het eerste waar ik altijd naar kijk. Is het logisch dat voor bepaalde ambities, doelstellingen en speerpunten is gekozen?

Kenmerk 3. Het plan sluit naadloos aan bij de (veranderde) actualiteit.

Natuurlijk. Er wordt een koppeling gemaakt met organisatiedoelen. En als het goed is wordt ook een koppeling gemaakt met de context. Met de actualiteit. Waarom gaan we doen wat we voorstellen te gaan doen? Daarom lijkt een goed jaarplan ook nooit als twee druppels water op het vorige jaarplan.

De context verandert. Voortdurend. En daarom moet ook ieder jaarplan flexibel zijn. Als de context ingrijpend verandert, aarzel dan niet om ook gemaakte keuzes aan te passen.

Kenmerk 4. Geen (onnodig) jargon.

Oef. Jaarplannen met onnodig jargon. Niet doen. Jargon heeft een hele vervelende eigenschap; het sluit mensen uit. Het zegt; “als jij dit niet begrijpt, hoor jij niet bij onze groep”. En dat werkt niet. Dat wekt irritatie. Gebruik normale-mensen-taal. Toch de drang om jargon te gebruiken? Beperk je dan tot jargon dat gangbaar is in de organisatie.

Kenmerk 5. Het plan is compleet en laat belangrijke vragen niet onbeantwoord.

Essentiële elementen in het jaarplan zijn context, ambities, doelstellingen, speerpunten en natuurlijk concrete acties. Wat gaan we DOEN? En waarom? Maar ook vlaggenschipprojecten, budget en planning mogen in mijn ogen niet ontbreken. En als het realistisch is, waarom niet in de bijlage een smoelenboek van het team met helder verwoord wie dit jaar waar op focust?

Vergeet niet, de vorm van het jaarplan is ook belangrijk

Daarnaast zijn er in mijn ogen twee belangrijke ‘stijlelementen’ waaraan een goed jaarplan voldoet.

Kenmerk 6. Een jaarplan moet er professioneel uitzien.

Besteed tijd aan de vormgeving. Goede balans tussen tekst en beeld. Laat het plan vooral opmaken. Geen schrijffouten. Geen slordigheden. Geen haastwerk. Kortom, geen amateurisme. Maar liefde! Zorg ervoor dat het jaarplan om door een ringetje te halen is. Maak een sterke eerste indruk. Laat zien dat je trots bent!

Kenmerk 7. Kies voor een prettig format. Heb eerbied voor de lezer.

Oef. Jaarplannen in word. Van tientallen pagina’s. Waarom? Omdat de lezer het fijn vindt? No way. Dus waarom? Je begrijpt het. Ik ben geen voorstander van dikke plannen zoals je weet. Ik ben geen voorstander van plannen in Word-format. Het kost teveel tijd. Om te maken. Om te lezen. Als het al gelezen wordt … Plannen moeten werkbaar zijn. Praktisch. Bruikbaar. Een digitaal jaarplan? Waarom niet?

En terwijl ik het bovenstaande teruglees, kom ik tot de conclusie dat het eigenlijk niet alleen voor jaarplannen geldt. Geldt het niet gewoon voor alle plannen?

* Idealiter zijn jaarplannen allang af. Toch merk ik ieder jaar dat veel organisaties / teams nog volop bezig zijn.