Checklist issuemanagement (incl. tips)

Alweer enige tijd geleden schreef ik met collega Ferdinand Helmann het boek ‘Issuesmanagement, een stappenplan’. Talloze organisaties heb ik sindsdien mogen begeleiden bij het managen van issues en het organiseren van issuemanagement. Hoewel de tijden sinds het verschijnen van het boek ingrijpend zijn veranderd – het is vooral allemaal veel sneller en gevoeliger geworden … – is het slim managen van issues overduidelijk niet minder belangrijk geworden.

Issuemanagement gaat in feite over het verkleinen van verwachtingskloven. Als organisatie zeg, denk of doe je A, terwijl stakeholders B verwachten. En dan kan het gaan knetteren. Met alle gevolgen van dien. Je zoekt dus naar een voor alle partijen werkbare oplossing of ... je accepteert dat het knettert omdat je overtuigd bent van je eigen gelijk. Dat laatste blijkt overigens zelden de juiste route.

Zoals we ook in ons boek schrijven, is de gouden regel bij issuemanagement dat je issues zo snel mogelijk signaleert. Om vervolgens zo slim en snel mogelijk te handelen.

Schematisch zou je het proces van issuemanagement als volgt kunnen weergeven:

Issuesmanagement, een checklist

Op basis van onderstaande checklist met 4 x 3 vragen kun je issuemanagement binnen jouw organisatie naar een hoger niveau tillen.

Signaleren, interpreteren, prioriteiten

➡️ Beschikken jullie over een effectieve en werkbare methodiek om issues tijdig te kunnen signaleren?
Tip: stel een werkgroep samen en wees volstrekt helder hoe je bepaalt of een vermeend issue ook daadwerkelijk een issue is.

➡️ Weten jullie wat de belangrijkste (strategisch) issues zijn?
Tip: beperk je tot 3 tot 5 issues. Houd het werkbaar. Omschrijf het issue op een duidelijke manier. Voorkom ambiguïteit.

➡️ Hebben jullie – per issue – inzicht in wie de belangrijkste stakeholders zijn?
Tip: benoem ook belangen, standpunten, posities, mate van invloed en relatie met de organisatie (medestanders, tegenstanders, etc).

Ontwikkelen aanpak, maken van afspraken

➡️ Is er per issue vastgesteld welke belangen er op het spel staan en wat het standpunt van de organisatie is?
Tip: creëer ‘sense of urgency’ en koppel het issue zo expliciet mogelijk aan de strategische agenda.

➡️ Beschikken jullie per issue over een helder narratief?
Tip: een goed narratief nodigt uit om mee te doe en schetst de bredere context.

➡️ Is er per issue een duidelijke aanpak ontwikkeld en is daar overeenstemming over?
Tip: maak gebruik van dit model en denk ook na over houding, tone-of-voice en de rol die je in het publieke domein wilt spelen.

Handelen, communiceren, beïnvloeden

➡️ Is de aanpak uitgewerkt naar heldere doelen en concrete acties?
Tip: wees zo concreet mogelijk over wat er gedaan moet worden en pak door. Veel issues zijn niet geduldig.

➡️ Zijn er heldere werkafspraken gemaakt en is het duidelijk wie wat doet?
Tip: wijs volstrekt helder over wie de ‘issue owner’ is.

➡️ Is er een duidelijke feedbackloop?
Tip: omdat je vaak te maken hebt met schuivende panelen, is het cruciaal dat ontwikkelingen, kansen, risico’s tijdig worden gedeeld. Spreek met elkaar of op welke manier deze worden gedeeld.

Regisseren

➡️ Zijn er heldere werkafspraken gemaakt en is het duidelijk wie welke rol heeft?
Tip: benoem per issue een ‘issue owner’. Laat je ook inspireren door het Rasci-model.

➡️ Zijn per issue de belangrijkste personen aangesloten?
Tip: de belangrijkste issues staan uiteraard periodiek op de agenda van de board.

➡️ Wordt er op gestructureerde wijze over issues en ontwikkelingen gerapporteerd?
Tip: denk aan een overall maandrapportage en een rapportage in in de vorm van een one-pager per issue.

Strategische issues kunnen grote invloed hebben op succes, continuïteit en reputatie. Dat je strategische issues slim aanpakt, lijkt oh zo logisch. Maar in de praktijk zie je hoe moeilijk het is. Sla de krant maar open. Organisaties worden continu verrast door gedoe. Of ze handelen op een manier waarvan je denkt ‘hoe kan het???’. In veel organisaties ontbreekt het aan een heldere visie, een concrete aanpak en duidelijke afspraken. Wellicht dat bovenstaande checklist kan helpen.

(Photo by Odd Fellow on Unsplash)