Transparantie is een populair begrip. Een prachtig woord dat te pas en te onpas wordt gebruikt. Maar let op, het is geen toverwoord. Vooral niet bij complexe issues, waarbij het heftig kan botsen en een oplossing vaak nog ver te zoeken is. Als je niet uitkijkt, verergert transparantie jouw problemen. Bovendien moeten we transparantie niet verwarren met openheid.
“Transparantie is als een kort zwart jurkje: goed voor elke gelegenheid. Het is beter dan authenticiteit, integriteit en objectiviteit bij elkaar, en iedereen houdt ervan.”
Lynn Berger, Hoe transparantie het antwoord op alles werd, De Correspondent (Mei 2022)
Transparere (Latijn) betekent ‘doorschijnen’. Door iets dat doorschijnt kun je heen kijken. De organisatie als een glazen huis met doorschijnende muren.
“Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding adviseert om werkgerelateerde sms- en appverkeer van bestuurders bij de overheid eeuwigdurend te bewaren en apps en sms’jes van hoge ambtenaren 5 tot 10 jaar. Zo blijft alle relevante informatie gewaard en dat is goed voor de transparantie.”
“Transparant zijn in alles wat we doen helpt altijd in elke situatie.”
“Transparantie gaat over openheid van feiten. Over duidelijke, begrijpelijke en openbare besluiten en overwegingen, zonder verborgen geheimen.”
“Our devotion to transparency as a solution has taken on a quasi-religious quality. If you admit to reservations about transparency, you must have something horrible to hide.”
Alison Taylor, ‘Higher Ground‘, (Harvard Business School Publishing Corporation, 2024)
Geen verborgen geheimen, alle berichtjes moeten bewaard worden. Transparantie helpt altijd. Alle ramen open. Geen geheimen.
Klinkt aantrekkelijk, alles transparant, maar is dat in issuesmanagement echt wat je wilt?
Eerst leg ik uit waarom transparantie problematisch kan zijn, vooral in issuesmanagement. Vervolgens een kort pleidooi voor het ‘openheid’, want transparantie en openheid zijn absoluut geen synoniemen.
Vaak gaat het bij issues, bij netelige kwesties, om zeer complexe onderwerpen. Toch wordt er zelden – wanneer geroepen wordt om meer transparantie – gesproken over de rol en verantwoordelijkheid van de ontvanger van informatie. En daar wringt het. Want hoe waardevol is transparantie als de ontvanger niet in staat is om informatie te begrijpen of juist te interpreteren?
En ook als die andere partij wél in staat is om jouw informatie goed te interpreteren, kan deze nog als munitie tégen je worden gebruikt. Door die informatie te gebruiken om publieke opinie te sturen, personen een label op te plakken en onderhandelingen te saboteren. Met iedere informatie die je deelt, geef je de tegenpartij de kans om feiten uit hun context te halen, te verdraaien of zelfs belachelijk te maken. Iets om bewust van te zijn.
‘Weaponization of information’ noemt Alison Taylor dat.
Transparantie blijkt voor veel zaken goed, maar niet per se voor vertrouwen. Stephan Grimmelikhuijsen heeft daar onderzoek naar gedaan en concludeert dat het een bescheiden en soms zelfs negatief effect heeft op vertrouwen.
Een ander probleem met transparantie is de impact op medewerkers en interne processen. Stel je voor dat al je werkgerelateerde sms-jes en appjes m.b.t. een bepaald gevoelig issue eeuwig bewaard blijven en openbaar worden gemaakt. Wat doet dat met je werkwijze? Met onderlinge verhoudingen? Stel nu dat je weet dat elke discussie die is gevoerd, ieder idee dat is geopperd, elk bezwaar dat is geuit, elke tactiek die is overwogen, elke saillante opmerking die is gemaakt op straat kan komen te liggen? Zou je je dan anders gedragen? Ja natuurlijk!
Laten we eerlijk wezen; de kans is groot dat je bepaalde ideeën toch minder snel aan het papier toevertrouwt. Dat je bepaalde gedachtespinsels toch maar voor je houdt. Je gaat je ideeën misschien zelfs liever bij het koffiezetapparaat bespreken dan in een vergadering waar notulen worden gemaakt.
En wat betekent transparantie voor creativiteit, voor het gevoel van veiligheid en de vrijheid om openlijk je mening te delen?
Transparantie is dwingend: je kunt niet een beetje transparant zijn. Zodra je claimt transparant te zijn, wordt dat de standaard waaraan je altijd wordt gehouden. Zeker in het geval van issuesmanagement, is dat niet handig. Of je een issue op een succesvolle manier kunt oplossen, wordt in grote mate bepaald door je onderhandelingsvaardigheden. En in onderhandelingen laat je je niet in de kaarten kijken. Transparantie? No way!
Opvallend is ook dat transparantie vooral wordt geëist van organisaties die onder vuur liggen, terwijl de tegenpartij vaak in de schaduw blijft. Transparantie lijkt vaak eenrichtingsverkeer te zijn. Ik herinner me een klant die overweldigd werd met eisen en rechtszaken van een stakeholder. Een stakeholder die zelf maximale transparantie eiste, maar zelf liever in de luwte bleef en uitermate schimmig was over zijn eigen (dubieuze) belangen.
Ik ben wel voor openheid.
Zoals gezegd, openheid en transparantie zijn geen synoniemen.
Openheid staat voor het helder zijn over de context waarin besluiten worden genomen. Over het meenemen van anderen in afwegingen die je maakt en de dilemma’s waarmee je als organisatie wordt geconfronteerd. En zeker, dat kan wel van grote waarde zijn bij issuesmanagement.
Of zoals Lynn Berger schrijft: openheid staat in feite voor een handelswijze, waarbij transparantie als het ware een “permanente eigenschap, een staat van zijn” is, met handelingen die daar als vanzelf uit voortvloeien.
Transparantie gaat jou niet helpen dat issue op te lossen. Openheid wel.
(Photo by Fons Heijnsbroek on Unsplash)